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Políticas y Procedimientos |
DynamicPolicy ayuda a las compañías durante el difícil proceso de creación de políticas ya que provee una plataforma que permite la interacción y colaboración entre la gerencia, personal de sistemas, empleados, contratistas y consultores externos. Esta colaboración es guiada por una interfase web asegurando que toda el personal de la compañía pueda acceder fácilmente a Elaborar, Revisar, Aprobar, Identificar, Reproducir, Distribuir Archivar y Comprobar políticas, procedimientos, controles, procesos de negocio y documentos en el sistema.
Después que las políticas son creadas, las mismas pueden ser distribuidas con DynamicPolicy.
La aplicación provee una interfase amigable sin menús o comandos complicados, donde los empleados podrán acceder a leer todas las políticas activas así como buscar una política específica a través del buscador o en la tabla de contenido.
DynamicPolicy mantiene un historial completo de los documentos, así como una pista de auditoria de los mismos, que incluye los comentarios de cada participante durante el proceso de revisión, aprobación y publicación, la fecha y la hora en cada etapa, control de versiones, comentarios de los revisores y aprobadores, monitoreo de expiración y acceso a versiones anteriores de los documentos.
La gerencia puede medir el entendimiento y cumplimiento de las políticas corporativas entre los empleados a través de reportes y exámenes. Esta funcionalidad reduce las potenciales perdidas y exposición a riesgos de la compañía e incrementa la efectividad de las políticas corporativas.
CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES:
•Poderoso sistema para almacenar todas las políticas y procedimientos.
•Centraliza la promulgación y difusión de políticas.
•Instalación rápida, integrada y confiable.
•Permite importar y editar documentos de MS Office al interior de la aplicación.
•Controla el desarrollo de las políticas conforme a un proceso predeterminado.
•Permite importar documentos en PDF.
•Se le puede asignar a los usuarios responsabilidades específicas como la revisión y la aprobación de ciertos documentos.
•Capacidad de archivo automático (Control de Versiones).
•Alertas automáticas para informar sobre documentos en revisión, aprobación y publicación.
•Alertas y comentarios enviados a través del correo electrónico a direcciones asignadas.
•Capacidad de enviar alertas y notificaciones mediante servidor de correo propio.
•Autorización por usuario, por grupo, por documento o por carpeta para el acceso a los documentos.
•Flujos de trabajo preestablecidos para el ciclo de creación, colaboración y publicación, asignables por usuario o por grupo.
•Opción de Vista Pública.
•Módulo de aceptación de usuarios y pruebas en línea para medir el entendimiento, que incluyen la opción
•de preguntas aleatorias.
•Cada usuario conoce su estado en cuanto a aceptación de documentos nuevos.
•Capacidad de conocer las respuestas a las pruebas por usuario.
•Soporta plantillas de documentos creadas en MS-Word o HTML.
•Confidencialidad de contenidos configurable.
•Capacidad de incluir sus propios campos de identificación y consulta.
•Soporte de LDAP.
•Soporta 15 formatos diferentes para adjuntar archivos a un documento.
•Estructura abierta e ilimitada para jerarquizar la tabla de contenido.
•Soporta interfase en tres idiomas; predeterminada y por usuario.
•Se puede personalizar fácilmente de acuerdo con la imagen corporativa.
•Búsqueda por texto, título, número de identificación del documento, entre otros.
•Capacidad de relacionar una política con procedimientos a través de enlaces.
•Reportes exportables a MS-Excel.
•Preguntas de cumplimiento programables para los usuarios finales.
•Historial que permite disponer de pistas de auditoria de las políticas.
•Módulos de políticas y procedimientos pre-hechos en temas como Recursos Humanos, PCI, Seguridad Informática ISO17999, Contabilidad y Control de Calidad ISO-9000.
BENEFICIOS IMPORTANTES:
Permite que la organización administre de manera eficiente los documentos electrónicos.
Asegura el mantener un historial y permite el seguimiento del desarrollo de las políticas y procedimientos mediante estrictos procesos y controles.
Ofrece un único medio de promulgación de políticas corporativas.
Hace mas eficiente el ciclo de desarrollo de las políticas a través del flujo de trabajo y las notificaciones vía correo electrónico.
Las políticas, procedimientos y documentos se encuentran centralizados, protegidos de lectores no autorizados, fáciles de encontrar y disponibles electrónicamente.
Capacidad de determinar el nivel de lectura, aceptación y comprensión de las políticas de la organización.
Protección ante potenciales responsabilidades legales.
La introducción de nuevas políticas y su actualización se hace fácil y eficiente.
Incrementa la productividad de los empleados al facilitar su acceso a los procedimientos corporativos que le atañen.
Ayuda a cumplir a la organización con estándares internacionales como ISO y otros reguladores, de acuerdo con los estándares de cada industria.
Permite a la administración o los auditores hacer un seguimiento completo de aceptación y cumplimiento de las políticas y procedimientos.
Le ahorra a la organización recursos financieros, horas de consultoría, procesos manuales de revisión, aprobación y entrega de políticas, así como los costos asociados con la impresión y distribución de manuales y políticas.
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